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O que é o Office 365?

Office 365 é uma suíte de aplicativos para escritório online por assinatura que oferece acesso a vários serviços e softwares construídos em torno da plataforma Microsoft Office. O Office 365 não possui apenas os conhecidos Word, Excel e Power Point, mas também recursos que auxiliam a comunicação dos colaboradores, além de serviços que facilitam a organização e gerenciamento de tarefas, otimizando tempo e melhorando a produtividade do negócio. No Brasil, o Office 365 Para Empresa foi lançado em 2011, e vêm ajudando a mudar a relação do usuário tradicional com a aplicação. Vamos abordar as principais vantagens do Office 365 para empresas e como você poderá melhorar ainda mais o fluxo de trabalho da sua empresa.

Versões do Office 365

O Office 365 roda diretamente em seu navegador, ou seja, o serviço dispensa qualquer tipo de instalação. Essa solução da Microsoft é ideal para organizações que visam aumentar a produtividade, organização e segurança no trabalho.  Há duas versões principais do Microsoft Office 365. A primeira é voltada a pequenas empresas, enquanto a segunda é dedicada a empresas de médio ou grande porte.

Hoje, o pacote ‘Business’ do Office 365 para empresas requer pagamento de uma taxa mensal de US$ 9,00/mês, em vez de fazer uma compra única.

Com isso, além de ter os programas instalados em sua área de trabalho, você também tem acesso a versões online dos programas do Office, como o Word e o Excel.

Em relação ao Office 365 ‘Business Premium’ (US$ 13,63/mês), você também recebe um sistema de e-mail comercial profissional no qual seu domínio personalizado está incluído, assim outros recursos para conferência via web e colaboração.

Além disso, a Microsoft possui uma vasta lista com diferentes tipos de outros Office 365 para assinatura, entre elas: Business Essentials, Personal, University e Home, cada uma pensada para necessidades diferentes dos usuários.

As vantagens do Office 365 para empresas

O Office 365 é um serviço que propicia às empresas o acesso à vários serviços e softwares da Microsoft Office. Só por aí já se tem a ideia do quão importante e de como este pode oferecer vantagens para as organizações, tendo em vista a reputação da marca. Partindo disso, e levando em consideração a complexidade deste serviço, de modo geral, as principais vantagens do Office 365 para empresas abrangem diferentes aspectos, tais quais:

• Trabalho e colaboração em equipe: Dificuldades de comunicação entre equipes são muito comuns nas organizações. Com os aplicativos do Office 365, a Microsoft apresenta ao mercado umas das melhores formas de implementar uma comunicação, através do Teams, um aplicativo que propicia não apenas o chat entre os colaboradores, mas também ajuda na realização de metas, pois dispõe de recursos multimídia que compartilham as informações entre a equipe de forma organizada, intuitiva e objetiva, proporcionando gestão e criação de documentos para facilitar o andamento e execução das mais variadas funções e dos projetos essenciais.  Além disso, o fato do Office 365 permitir armazenar documentos na nuvem, como os de Word, Excel e PowerPoint permite não apenas acessá-los de qualquer local, mas também com que possa haver uma produção colaborativa, no qual várias pessoas podem editar os mesmos arquivos continua e simultaneamente, reduzindo custos e propiciando maneiras mais eficazes e produtivas de trabalho.
• Mobilidade e nuvem: O Office 365 tem a possibilidade de permitir com que os colaboradores acessem seus arquivos de qualquer lugar e continuem seu trabalho como se estivesse no escritório, mantendo uma comunicação em tempo real com a sua equipe. Isto porque o Office 365 não ocupa espaço físico, isto é, o usuário é capaz de iniciar, acompanhar e finalizar trabalhos em qualquer lugar, sendo esta a principal diferença para o pacote tradicional, ou seja, o Office 365 não ocupa espaço físico. Portanto, tanto de casa, ou se você está em um lugar distante à viagem, é possível ter acesso aos seus arquivos e principais serviços, que estarão disponíveis para uso a qualquer momento em até cinco dispositivos ao mesmo tempo. Desse modo, o Office 365 garante conforto, praticidade e segurança de dados.
• Redução de custo e de tempo: Com o Office 365, a empresa passa a dedicar menos tempo com a gestão de TI e mais tempo atendendo a demandas de usuários. Os processos de instalação, ativação e controle são mais simples e ágeis, fazendo com que se ganhe tempo e produtividade. Além disso, a empresa paga apenas por aquilo que ela utiliza, não tendo que arcar com licenças que não estiverem em uso.
• Maior assertividade: Com o aplicativo Planner, a gestão de projetos se torna mais objetiva através do acompanhamento de tarefas. Além disso, a empresa se sente mais segura em partilhar de documentos e informações sigilosas sobre desempenho. Além disso, o Power BI (ferramenta de Business Intelligence) é uma ferramenta importante para analisar dados e tirar conclusões fundamentadas.
• Atualizações em dia: Para qualquer tipo de problema técnico ou com a assinatura, a Microsoft disponibiliza suporte técnico para esse tipo de situação, apenas para assinantes. Além disso, o Office 365 mantém-se sempre atualizado, tendo o assinante acesso à sua última versão disponível. Isso dá ao negócio a chance de sempre ter recursos de ponta para criar relatórios, compartilhar dados e executar rotinas diárias.

Alguns dos aplicativos do Office 365

A inclusão de alguns aplicativos depende do tipo de assinatura que você irá fazer. É preciso entendê-los e fazer uso dos mais coerentes de acordo com seus objetivos organizacionais. Vamos ver alguns deles:

• One Drive: Serviço de armazenamento e compartilhamento em nuvem. Ele permite que os colaboradores guardem e acessem seus arquivos de maneira segura, rápida e confiável.
• Skype for Business: Serviço voltado para a comunicação entre a equipe, fornecedores e clientes. Através desse aplicativo, é possível realizar chamadas de voz, enviar mensagens, realizar reuniões, compartilhar documentos, entre outras ações. Porém, o principal foco é voltado para realizações de reuniões e de treinamentos.
• Yammer: Rede social privada que incentiva a interação entre os membros da empresa, gerando um ambiente propício ao diálogo, com feedbacks, troca de ideias e sugestões.
• Teams: Ferramenta que também é focada na comunicação interna onde você pode conversar com qualquer pessoa através de um chat, deixando a comunicação mais ágil. Além disso, esse serviço oferece chamada de voz e de vídeo e compartilhamento de documentos e de dados, que favorecem uma boa gestão de tarefas e consequentemente, de projetos.
• Planner: Ferramenta para organizar, distribuir, direcionar e acompanhar tarefas. Pode-se também conversar sobre as tarefas, e acompanhar o andamento das mesmas de forma clara e simples, otimizando a gestão de projetos.

Resumindo

A flexibilidade do Microsoft Office 365 propicia com que diferentes tipos de empresas possam se adaptar à plataforma de serviços de TI da Microsoft, pois vem com os aplicativos tradicionais do Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.), e inclui também recursos poderosos para a comunicação entre equipes, gerenciamento de tarefas e de projetos, com facilidade de acesso de qualquer dispositivo (celulares, notebooks e etc.) de qualquer lugar do mundo, pois como já mencionado, eles funcionam de forma integrada na nuvem da Microsoft. A instalação é um processo simples, bem como a contratação e o gerenciamento dos pacotes escolhidos pelo serviço. Assim, a organização pode atuar de maneira integrada, ágil, prática, segura e otimizada, se utilizando dos recursos de forma mais assertiva, melhorando sua produtividade, e assim favorecendo uma gestão empresarial de qualidade, coerente com a realidade, com o perfil e com os objetivos da organização.